CBIS (Computer Based Information Systems)

Computer Based Information System (CBIS) atau Sistem Informasi Berbasis Komputer merupakan suatu sistem pengolah data menjadi sebuah informasi yang berkualitas dan dipergunakan untuk suatu alat bantu pengambilan keputusan. Sistem Informasi “berbasis komputer” mengandung arti bahwa komputer memainkan peranan penting dalam sebuah sistem pembangkit informasi. Dengan integrasi yang dimiliki antar subsistemnya, sistem informasi akan mampu menyediakan informasi yang berkualitas, tepat, cepat dan akurat sesuai dengan manajemen yang membutuhkannya. Secara teori, penerapan sebuah Sistem Informasi memang tidak harus menggunakan komputer dalam kegiatannya. Tetapi pada prakteknya tidak mungkin sistem informasi yang sangat kompleks itu dapat berjalan dengan baik jika tanpa adanya komputer. Sistem Informasi yang akurat dan efektif, dalam kenyataannya selalu berhubungan dengan istilah “computer-based” atau pengolahan informasi yang berbasis pada komputer.

1.  DATA BASE

Database ( basis data ) adalah kumpulan dari berbagai data yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya. Basis data tersimpan di perangkat keras, serta dimanipulasi dengan menggunakan perangkat lunak. Pendefinisian basis data meliputi spesifikasi dari tipe data, struktur dan batasan dari data atau informasi yang akan disimpan. Database merupakan salah satu komponen yang penting dalam sistem informasi, karena merupakan basis dalam menyediakan informasi pada para pengguna atau user.

Penyusunan basis data meliputi proses memasukkan data kedalam media penyimpanan data dan diatur dengan menggunakan perangkat Sistem Manajemen Basis Data (Database Management System DBMS). Manipulasi basis data meliputi pembuatan pernyataan (query) untuk mendapatkan informasi tertentu, melakukan pembaharuan atau penggantian (update) data, serta pembuatan report data.

Tujuan utama DBMS adalah untuk menyediakan tinjauan abstrak dari data bagi user. Jadi sistem menyembunyikan informasi mengenai bagaimana data disimpan dan dirawat, tetapi data tetap dapat diambil dengan efisien. Pertimbangan efisien yang digunakan adalah bagaimana merancang struktur data yang kompleks, tetapi tetap dapat digunakan oleh pengguna yang masih awam, tanpa mengetahui kompleksitas struktur data. Basis data menjadi penting karena munculnya beberapa masalah bila tidak menggunakan data yang terpusat, seperti adanya duplikasi data, hubungan antar data tidak jelas, organisasi data dan update menjadi rumit. 

Jadi tujuan dari pengaturan data dengan menggunakan basis data adalah :

• Menyediakan penyimpanan data untuk dapat digunakan oleh organisasi saat sekarang dan masa yang akan datang.
• Kemudahan pemasukan data, sehingga meringankan tugas operator dan menyangkut pula waktu yang diperlukan oleh pemakai untuk mendapatkan data serta hak-hak yang dimiliki terhadap data yang ditangani.
• Pengendalian data untuk setiap siklus agar data selalu up-to-date dan dapat mencerminkan perubahan spesifik yang terjadi di setiap sistem.
• Pengamanan data terhadap kemungkinan penambahan, pengubahan, pengerusakan dan gangguan-gangguan lain.

Ø  Elemen Basis Data

• Entitas adalah sekumpulan objek yang terdefinisikan yang mempunyai karakteristik sama dan bisa dibedakan satu dengan lainnya. Objek dapat berupa barang, orang, tempat atau suatu kejadian.
• Atribut adalah deskripsi data yang bisa mengidentifikasi entitas yang membedakan entitas tersebut dengan entitas yang lain. 
• Data Value (Nilai Data) adalah Data Value adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data, elemen, atau atribut. Atribut nama pegawai menunjukan tempat dimana informasi nama karyawan disimpan, nilai datanya misalnya adalah Anjang, Arif, Suryo, dan lain-lain yang merupakan isi data nama pegawai tersebut.
• File/Tabel adalah Kumpulan record sejenis yang mempunyai panjang elemen yang sama, atribut yang sama, namun berbeda nilai datanya.
• Record/Tuple adalah Kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan menginformasikan tentang suatu entitas secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi.

Ø  Kelemahan Sistem Basis Data

• Memerlukan tenaga spesialIS
• Kompleks
• Memerlukan tempat yang besar
• Mahal

Ø  Model Basis  Data

Data yang disimpan menggambarkan beberapa aspek dari suatu organisasi. Model data, adalah himpunan deksripsi data level tinggi yang dikonstruksi untuk menyembunyikan beberapa detail dari penyimpanan level rendah. Beberapa manajemen basis data didasarkan pada model data relasional, model data hirarkis, atau model data jaringan.

·         Model Basis Data Hirarkis

Model hirarkis biasa disebut model pohon, karena menyerupai pohon yang dibalik. Model ini menggunakan pola hubungan orang tua-anak. Setiap simpul (biasa dinyatakan dengan lingkaran atau kotak) menyatakan sekumpulan medan. Simpul yang terhubung ke simpul pada level di bawahnya disebut orang tua. Setiap orang tua bisa memiliki satu (hubungan 1:1) atau beberapa anak (hubungan 1:M), tetapi setiap anak hanya memiliki satu orang tua. Simpul – simpul yang dibawahi oleh simpul orang tua disebua anak. Simpul orang tua yang tidak memiliki orang tua disebut akar. Simpul yang tidak mempunyi anak disebut daun. Adapun hubungan ntara nak dn orng tua disebut cabang.

·         Model Basis Data Jaringan

Model basis data jaringan distandarisasi pda tahun 1971 oleh Data Base Task Group (DBTG). Itulah sebabnya disebut model DBTG. Model ini juga disebut model CODASYL (Conference on Data System Languages), karena DBTG adalah bagian dari CODASYL. Model ini menyerupai model hirarkis, dengan perbedaan suatu simpul anak bisa memilki lebih dari satu orang tua. Oleh karena sifatnya demikian, model ini bisa menyatakan hubungan 1:1 (satu arang tua punya satuanak), 1:M (satu orang tua punya banyak anak), maupun N:M (beberapa anak bisa mempunyai beberapa orangtua). Pada model jaringan, orang tua diseut pemilik dan anak disebut anggotA

·         Model Data Relasional

Model relasional adalah model data yang paling banyak digunakan saat ini. Pembahasan pokok pada model ini adalah relasi, yang dimisalkan sebagai himpunan dari record. Deskripsi data dalam istilah model data disebut skema. Pada model relasional, skema untuk relasi ditentukan oleh nama, nama dari tiap field (atau
atribut atau kolom), dan tipe dari tiap field.

2. Sistem Pengolahan Data

    A.  Pengertian

Data adalah suatu penggambaran fakta , pengertian instruksi yang dapat disampaikan dan diolah oleh manusia atau mesin. Pengolahan data adalah bentuk pengolahan terhadap data untuk menbuat data itu berguna sesuai dengan hasil yang diinginkan agar dapat digunakan. Sistem pengolahan data adalah sistem yang melakukan pengolahan data.

B.  Fungsi dan Tujuan

·         Fungsi dasar Pengolahan Data :

1.       Mengambil program dan data (masukan / input)

2.       Menyimpan program dan data serta menyediakan untuk pemrosesan

3.       Menjalankan proses aritmatika dan logika pada data yang disimpan

4.       Menyimpan hasil antara dan hasil akhir pengolahan.

5.       Mencetak atau menampilkan data yang disimpan atau hasil pengolahan.

·         Tujuan pengolahan data adalah untuk menghasilkan dan memelihara record perusahaan yang akurat dan up-to-date.

C.  Metode Pengolahan Data

Pengolahan data system informasi dalam organisasi biasanya terdiri atas metode teknologis dan manual.  Menurut Buch dan Stater ada dua macam metode pengolahan data yang penting :

1. System manual ; semua operasi dilakukan dengan tangan dan bantuan alat-alat penting
     seperti pensil ,kertas dan lain-lain.

2. Electromechanical ; suatu gabungan dari orang dan mesin misalnya seorang pegawai yang
     bekerja dengan menggunakan catat kolom (posting machine)

3. Methode punched equipment ; Menggunakan penggunaan semua peralatan yang digunakan
     disebut sebagai suatu system warkat unit (unit record system).prinsipnya adalah bahwa data  
     mengenai data seseorang,uatu objek atau suatu peristiwa biasanya dicatat (punched) dalam
     suatu kartu, sejumlah kartu yang mengandung data tentang subjek yang sama ( misalnya :
     data gaji) digabungkan bersama membentuk suatu objek.

4. Methode electric computer ; suatu susunan dari alat-alat masukan suatu unit pengolahan
     pusat (control processing unit ) dan alat alat keluaran.

D.  Pengolahan Data Pada Komputer

Pengolahan data pada komputer meliputi :

1.       Pengumpulan data; Sistem pengolahan data dirancang untuk mengumpulkan data yang menggambarkan tiap tindakan internal perusaahaan dan menggambarkan transaksinya dengan lingkungannya.

2.       Pengubahan Data; operasi pengubahan data mencakup : pengklasifikasian, penyortiran, pengkalkulasian, perekapitulasian, pembandingan.

3.       Penyimpanan Data ; Semua data harus disimpan disuatu tempat sampai ia diperlukan. Data tersebut disimpan dalam berbagai media penyimpanan, dan file yang disimpan disebut database.

4.       Pembuatan Dokumen; Sistem pengolahan data menghasilkan output yang dibutuhkan oleh perorangan atau kelompok baik di dalam maupun luar perusahaan. Yang termasuk dalam proses pengolahan data, antara lain :

·         verifikasi, 

·         pengorganisasian data,

·         pencarian kembali, 

·         transformasi, 

·         penggabungan, 

·         pengurutan, 

·         perhitungan / kalkulasi

·         ekstraksi data untuk membentuk informasi, dan

·         pembentukan pengetah

E.  Sifat Pengolahan Data

Ada beberapa sifat pengolahan data yang membedakannya dengan area apliksi yang lain:

1.       Pengolahan data menjalankan tugas yang penting; Pengolahan data adalah aktivitas yang diperlukan.

2.       Mengikuti prosedur standar secara relative; Peraturan dan latihan yang diterima menjelaskan cara pengolahan data yang akan dilakukan.

3.       Menghimpun data yang detail atau lengkap. Karena record pengolahan data menunjukan aktivitas perusahaan secara lengkap, maka ia akan jadi alat untuk merekontruksi kembali tindakan/transaksi tersebut secara urut jika record diperlukan. Kronologi itu disebut dengan audit trail.

4.       Mempunyai fokus historis yang paling utama.

5.       Memberikan informasi pemecahn masalah minimal.

F.  Peranan Pemrosesan Data Dalam Pemecahan Masalah

Pengolahan data memberikan sumbangan terhadap pemecahan masalah dengan dua cara. Ia menghasilkan laporan standar yang merekapitulasi kondisi keuangan perusahaan, dan ia memberikan database dari data internal yang digunakanoleh subsistem CBIS yang lain.
Pengolahan data merupakan pondasi atau dasar untuk pembuatan system pemecahan masalahyang lain, khususnya MIS dan DSS. Langkah pertama dalam memberikan dukungan computer bagi manajer untuk memecahkan masalah adalah dengan mengimplementasikan system pengolahan data dengan suara.

3.  Sistem Penunjang Keputusan

Konsep Sistem Pendukung Keputusan (SPK) / Decision Support Sistem (DSS) pertama kali diungkapkan pada awal tahun 1970-an oleh Michael S. Scott Morton dengan istilah Management Decision Sistem. Sistem tersebut adalah suatu sistem yang berbasis komputer yang ditujukan untuk membantu pengambil keputusan dengan memanfaatkan data dan model tertentu untuk memecahkan berbagai persoalan yang tidak terstruktur.Istilah SPK mengacu pada suatu sistem yang memanfaatkan dukungan komputer dalam proses pengambilan keputusan. Untuk memberikan pengertian yang lebih mendalam, akan diuraikan 10 difinisi mengenai Sistem Pendukung Keputusan / Decision Support Sistem yang dikembangkan oleh beberapa ahli.

Ø  5 pendapat tentang pengertian sistem pendukung keputusan:

1. Little (1970)

Sistem pendukung keputusan adalah sebuah himpunan/kumpulan prosedur berbasis model untuk memproses data dan pertimbangan untuk membantu manajemen dalam pembuatan keputusannya.

2. Alter (1990)

Membuat definisi sistem pendukung keputusan dengan memabandingkannya dengan sebuah sistem pemrosesan data elektronik (PDE) / Electronic Data Processing tradisional dalam 5 hal :

a.    SPK

Penggunaan :Aktif

Pengguna :Manajemen

Tujuan :Efektifitas

Time horizon :Sekarang dan masa depan

Kelebihan : Fleksibilitas

b.   PDE
Penggunaan : Pasif

Pengguna : Operator/Pegawai

Tujuan : Efisiensi Mekanis

Time horizon :Masa Lalu

Kelebihan :Konsistensi

3. Keen (1980)

Sistem pendukung keputusan adalah sistem berbasis komputer yang dibangun lewat sebuah proses adaptif dari pembelajaran, pola-pola penggunan dan evolusi sistem.

4. Bonczek (1980)

Sistem pendukung keputusan sebagai sebuah sistem berbasis komputer yang terdiri atas komponen-komponen antara lain komponen sistem bahasa (language), komponen sistem pengetahuan (knowledge) dan komponen sistem pemrosesan masalah (problem processing) yang saling berinteraksi satu dengan yang lainnya.

5. Hick (1993)

Sistem pendukung keputusan sebagai sekumpulan tools komputer yang terintegrasi yang mengijinkan seorang decision maker untuk berinteraksi langsung dengan komputer untuk menciptakan informasi yang berguna dalam membuat keputusan semi terstruktur dan keputusan tak terstruktur yang tidak terantisipasi.

Ø  Tujuan

ü  Memberikan dukungan untuk pembuatan keputusan pada masalah yang semi/tidak terstruktur.

ü  Memberikan dukungan pembuatan keputusan kepada manajer pada semua tingkat dengan membantu integrasi antar tingkat.

ü  Meningkatkan efektifitas manajer dalam pembuatan keputusan dan bukan peningkatan efisiennya.

Ø  Karakteristik SPK

o   Adaptability

o    Flexibility

o   User friendly

o   Support Intelligence, design, choice

o    Effectiveness

Ø  Manfaat SPK

o   Meningkatkan jumlah alternatif yang dipilih

o   Pemahaman yang lebih baik tentang bisnis

o   Respon yang cepat terhadap situasi yang tidak diharapkan.

o   Kontrol yang lebih baik

Ø  Tiga Tingkat Teknologi SPK

1.      Spesific DSS; Merupakan hardware/software yang memungkinkan seseorang/ sekelompok orang pengambil keputusan melakukan analitis terhadap suatu masalah tertentu.

2.      DSS Generator; Suatu paket hardware/software yang mampu secara cepat dan mudah membuat specific DSS

3.       DSS Tool;Hardware /software yang membantu pembuatan specific DSS/Generator DSS

Ø  Macam Pengambilan Keputusan

Dikelompokan dalam 2 (dua) macam, Pengambilan Keputusan Individu dan Kelompok.

                          I.            Pengambilan Keputusan Individu

Robbins (1991), dgn pendekatan Contingency (Model Pengambilan Keputusan yg dipilih dan digunakan sesuai dgn situasi tertentu).

1. The Satisficing Model; Metode dimana pengambil keputusan berusaha menyederhanakan masalah-masalah pelik bila dihadapkan pada masalah kompleks.

2.      The Optimizing Decision Making Model; Dalam model ini pengambil keputusan penuh keyakinan berusaha menyusun alternatif dan menghitung untung ruginya terhadap tujuan organisasi.

3.      The Implicit Favorite Model; Model ini dirancang untuk keputusan kompleks dan tidak rutin.

4.      The Intuitive Model; Model dari suatu proses bawah sadar yg timbul akibat pengalaman yg terseleksi. Terdapat 2 (dua) pendekatan antara lain :

a. A Front –End Approach; Pengambil keputusan mencoba untuk menghindari menganalisis masalah secara sistematis.

b.  A Back-End Approach; Pengambil keputusan menggunakan intuisi dgn bersandar pada analisa rasional.

II.   Pengambilan Keputusan Kelompok

Bodily (1985); Menguraikan model pengambilan keputusan dimulai dari bentuk metode yg sederhana berlanjut ke bentuk yg lebih canggih, yg paling baik. Dilaksanakan dgn bantuan komputer.

1. Pareto Optimality; Model ini memilih salah satu alternatif yg tdk didominasi oleh alternatif lainnya.

2. The Nash Batgaining Solution; Model ini menghitung sejauh mana keuntungan relatif dari suatu tawar menawar dgn nilai dasar yg akan berlaku jika tdk ada kesepakatan.

3. Additive Utility; Model ini didasarkan pada langkah lebih baik mencapai kebaikan bersama drpd kebaikan individu untuk mencapai tujuan bersama yg diharapkan.

4.      Sistem Informasi Manajemen

Sistem Informasi Manajemen bukan merupakan hal baru. Ruang lingkup Sistem Informasi Manajemen sebenarnya tertuang pada tiga kata pembentuknya, yaitu “sistem”, “informasi”, dan “manajemen”.

A.     Definisi Sistem Informasi Manajemen

Sistem merupakan kumpulan elemen yang saling berhubungan satu sama lain yang membentuk satu kesatuan dalam usaha mencapai suatu tujuan. Di dalam perusahaan, yang dimaksud elemen dari sistem adalah departemen-departemen internal, seperti persediaan barang mentah, produksi, persediaan barang jadi, promosi, penjualan, keuangan, personalia; serta pihak eksternal seperti supplier dan konsumen yang saling terkait satu sama lain dan membentuk satu kesatuan usaha.

Informasi adalah hasil pemrosesan data yang diperoleh dari setiap elemen sistem tersebut menjadi bentuk yang mudah dipahami dan merupakan pengetahuan yang relevan yang dibutuhkan oleh orang untu menambah pemahamannya terhadap fakta-fakta yang ada. Informasi bagi setiap elemen akan berbeda satu sama lain sesuai dengan kebutuhannya masing-masing.

Manajemen terdiri dari proses atau kegiatan yang dilakukan oleh pengelola perusahaan seperti merencanakan (menetapkan strategi, tujuan dan arah tindakan), mengorganisasikan, memprakarsai, mengkoordinir dan mengendalikan operasi untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Robert L. Katz pada tahun 1970-an mengemukakan bahwa setiap manajer membutuhkan minimal tiga keterampilan dasar. Ketiga keterampilan tersebut adalah:

 1. Keterampilan konseptual (conceptional skill) Manajer tingkat atas (top manager) harus memiliki keterampilan untuk membuat konsep, ide, dan gagasan demi kemajuan organisasi. Gagasan atau ide serta konsep tersebut kemudian haruslah dijabarkan menjadi suatu rencana kegiatan untuk mewujudkan gagasan atau konsepnya itu. Proses penjabaran ide menjadi suatu rencana kerja yang kongkret itu biasanya disebut sebagai proses perencanaan atauplanning. Oleh karena itu, keterampilan konsepsional juga meruipakan keterampilan untuk membuat rencana kerja.

 2. Keterampilan berhubungan dengan orang lain (humanity skill) Selain kemampuan konsepsional, manajer juga perlu dilengkapi dengan keterampilan berkomunikasi atau keterampilan berhubungan dengan orang lain, yang disebut juga keterampilan kemanusiaan. Komunikasi yang persuasif harus selalu diciptakan oleh manajer terhadap bawahan yang dipimpinnya. Dengan komunikasi yang persuasif, bersahabat, dan kebapakan akan membuat karyawan merasa dihargai dan kemudian mereka akan bersikap terbuka kepada atasan. Keterampilan berkomunikasi diperlukan, baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.

3. Keterampilan teknis (technical skill) Keterampilan ini pada umumnya merupakan bekal bagi manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu, misalnya menggunakan program komputer, memperbaiki mesin, membuat kursi, akuntansi dan lain-lain. Sistem perusahaan berada dalam satu atau lebih sistem lingkungan yang lebih besar, dan sistem perusahaan juga terdiri dari sistem yang lebih kecil atau sub sistem . Walaupun setiap subsistem memiliki tujuan masing-masing, tetapi tujuan-tujuan subsistemnya mendukung dan memberi kontribusi pada tujuan keseluruhan.Sistem perusahaan merupakan sistem Lingkaran tertutup karena memiliki 3 elemen kontrol dan juga merupakan sistem terbuka karena dihubungkan dengan lingkungannya melalui arus sumber daya. Pandangan Sistem ini :

1. Mencegah manajer tersesat dalam kompleksitas struktur organisasi dan rincian pekerjaan.

2. Menyadari perlunya memiliki tujuan-tujuan yang baik

3. Menekankan pentingnya kerja sama semua bagian dalam organisasi

4. Mengakui keterkaitan organisasi dengan lingkungannya.

5. Memberikan penilaian yang tinggi pada informasi umpan balik yang hanya dapat dicapai dengan cara sistem lingkaran tertutup.

Data dan informasi Data dan informasi telah digabungkan dalam pengelompokan jenis-jenis sumber daya , namun keduanya tidak sama. Data terdiri dari fakta-fakta dan angka-angka yang secara relatif tidak berarti bagi pemakai. Informasi adalah data yang telah diproses, atau data yang memiliki arti. Perubahan data menjadi informasi dilakukan oleh pengolah informasi (information processor). Pengolah Informasi adalah salah satu elemen kunci dalam sistem koseptual, yang meliputi elemen-elemen komputer, elemen-elemen non komputer dan kombinasinya. Komputer sebagai elemen dalam sistem informasi Sesungguhnya yang dimaksud dengan sistem informasi tidak selalu melibatkan komputer. Sistem informasi yang menggunakan komputer biasa disebut Sistem Informasi berbasis Komputer (Computer Based Information Systems atau CBIS). Sistem informasi adalah kombinasi antara prosedur kerja, informasi, orang dan teknologi informasi yang diorganisasikan untuk mencapai tujuan dalam sebuah organisasi (Alter,1992), Sebuah sistem informasi mengumpulkan, memproses, menyimpan, menganalisis, dan menyebarkan informasi untuk tujuan yang spesifik (Turban,Mc clean, dan Wetherbhe 1999). Istilah sitem informasi juga sering dikacaukan dengan sistem informasi manajemen (SIM). Kedua hal ini sebenarnya tidak sama. SIM merupakan salah satu jenis sistem informasi. Sistem informasi sebagai sebuah sistem memiliki elemen-elemen yaitu : perangkat keras (hardware), perangkat lunak (software) , prosedur, orang, basisdata, jaringan komputer dan komunikasi data .

Evolusi sistem informasi berbasis komputer -Fokus data (SIA/EDP) Di dukung dengan munculnya punched card dan keydriven bookkeeping machines ,dan perusahaan umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya .Aplikasi yang di gunakan sistem informasi akuntansi (SIA). -Fokus informasi (SIM) Aplikasi komputer harus di terapkan untuk tujuan utama menghasilkan informasi. -Fokus pada pendukung keputusan (SPK) Sistem informasi yang ditujukan pada suatu masalah tertentu yang harus di pecahkan oleh manajer dan keputusan yang harus di buat oleh manajer. -Fokus pada komunikasi (otomatisasi kantor) Difokuskan pada otomatisasi kantor ,memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktifitas diantara para manajer dan pekerja melalui penggunaan alat-alat elektronik. -Fokus konsultasi (sistem pakar) Sebuah perangkat lunak komputer yang memiliki basis pengetahuan untuk domain tertentu dan menggunakan penalaran inferensi menyerupai seorang pakar dalam memcahkan masalah. Upaya pencapaian sistem informasi berbasis komputer Sistem informasi berbasis komputer berkembang melalui tahapan-tahapan,analisis,rancangan,penerapan, dan penggunaan.Tahapan-tahapan tersebut dinamakan siklus hidup sistem dan dapat dilakukan oleh pemakai sendiri atau pemakai bekerja sama dengan spesialis informasi.